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一场成功的会场策划应该注意哪些点

所属分类:常见问题    发布时间: 2020-03-18    作者:兰州博兴开业奠基公司
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   疫情期间的兰州也有很多公司要做会场策划,现在各个行业也在逐渐恢复正常,对于需要提升品牌形象和影响力的企业来说,策划一场成功的展会能将企业的魅力和实力完美地展现在大众面前,当然了,其还能有效的传播企业相关信息,在与公众双向互动的过程中提升其对企业品牌的认同度!那么一场成功的会场策划应该注意哪些点,不妨且看下文。

会场策划应该注意哪些点

   要策划一场成功的展会,首先要明白其类型和规模,它们的运作程序上也因此存在着一些不同,从类型上看,它有展销会、博览会、节庆活动、大型会议等,在规模上,展会也有大小型之分。一般来说,大型的活动通常是由专业的展览机构来举办,参展者可以通过报名、缴费租用展位的方式来参展,比如地区性的各种展览会;而小型展览则是由企业或者其他组织自己创办的,主要是用来展示自身的产品或者与品牌密切相关的主题,并且有些是短期展出有些是长期展出保留的,这类展会主要的功能是向公众展示企业文化和精神,同时也对内部员工进行相关培训教育的场所和方式。对于企业来说,策划参展主要以小型为主。作为公关人员的一项重要工作,需要了解以下运作程序:

1. 整合相关资源,初步了解企业,并提炼出展会所需的卖点。

   企业要举办会场策划,肯定是要与自身相关,所以在策划之前应该对企业进行了解,包括其性质、主要业务、发展历史、品牌文化、旗舰产品、主要成就,等等。除此之外,还要弄清楚企业对活动的想法和要求有哪些。之后进行相关资源的整合,这些资源涵盖了内部能够提供的人力物力执行力资源、竞争对手相关信息、展会所需达到的广度和范围这些方面,对其进行有效的收集、整理和分析,可以对展会有一个初步的把握。

   了解企业后,接下来就可以从各种资源材料中提炼成企业所具有的,或者展会做需要的卖点。在整理、分析资料的过程中,可以得出企业在市场上所拥的差异化特点和竞争优势,以及目标人群的需求和喜好,通过推导、逆势等方式得出消费者感兴趣的一些要点。这些要点既可以作为展览定位和主题的重要参考,或是在展览中作为精彩亮点吸引观众的目光。

2. 确定会场定位和主题,制定详细的计划,明确各项具体内容。

   根据已有的情报和资源进行分析之后,可以对会场策划的定位有一个更为清晰的认识。定位指的就是以哪种具体的形式和流程来展开活动,因为会场策划需要通过资源和目的的结合来达到一个高度,然后通过某些平台或者载体将这个表现出来,所以选取具体的形式、平台、流程等都会影响到主题的体现。

   其后便是以一个主题来展现这个高度。所谓万事开头难,由于之后的所有工作都需要围绕这个主题来展开,所以确立主题是非常重要的一步。确立主题,可以从提炼出的卖点中获得灵感,突出品牌亮点和特色,也可以和热门的正面的时事相结合,更容易获得热度和关注;和一些流行的先进的元素结合起来,或是进行跨界,突出创意,让展览更具有独特性和吸引力。

   主题拟定后,以此为核心展开对具体内容、形式、持续时间、传播方式、具体流程等细分项目的策划和确定,并落实参展的经费。除此之外,还可以对实施过程中各个阶段做出一个细致周到的方案。

3. 搜集、复制各种展品,按整体规划对展品进行编号和陈列。

   兰州会场策划公司做好策划和方案之后,进行实施就要准备展会相关的物料以及展出所需的展品,在对企业资源的整合过程中,可以对所需的展品进行搜集和挑选,确定之后进行复制,并按照策划对其进行陈列和编号,以更好地进行跟踪和监测。

4. 进行活动宣传,对会场进行布置。

   展出物品尘埃落定后,“硬件”方面的准备还有会场的布置,此外就是活动的宣传方案了。宣传推广其实一直贯穿展会的整个过程,并且每个阶段的宣传目的也各有侧重,在前期主要是活动的预热,一般在正式开始前的时间里进行,可以根据大众的心理和关注点来选择宣传手段和形式,在成功获得一定的热度后可以持续保持到展会正式开始。但需要注意的是,开始前宣传的时间要选取合适,不能过早宣传也不能太晚,不同时间进行推广效果也会不一样。在前期宣传的过程中,需要布置会场,不仅要按照活动的范围和广度、展品的成列进行布置,还要与灯光、音响、美术等相关的重要工作人员进行协调沟通,并测试展示的效果。   

   中期的宣传是在会场开始后通过多种广告传播方式的组合来让吸引参观者并在其心中留下深刻印象;而后期则是在活动结束后还需要在一段时间内维持展会的宣传,常见的有软文报道、客户走访等形式,其主要目的是在大众中进一步树立企业形象,并建立起品牌信任感和忠诚度,让体验过的参观者对品牌产生更为深刻和积极的认识。

5. 按照策划进行高效完美的执行,策划组织好展会的开幕式。

   在进行执行时需要严格按照策划方案来进行,无论是会前的准备、开始后的控场、会后安排都需要尽可能地面面俱到,一丝不苟。除了各个流程和环节之外,在实际的活动中,策划者还应该考虑到观展人群的流动,要保障提供良好的参观体验,就要事先设计好人群流量。

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